第一条 所有院级活动以及比赛所需奖状由组织部负责打印，并交由老师审核后盖章
第二条 所有院级活动以及比赛所需奖状一律默认为赛后颁发，请相关部门在比赛结束后三天内及时与组织部负责人联系，奖状需在赛后十天内颁发，请不要拖延
第三条 如果院级比赛所需奖状需在比赛时颁发，请相关部门提前3—5天与组织部负责人联系，由组织部人员将奖状带到比赛现场，赛后所有废弃奖状由组织部人员带回办公室妥善保管
第四条 学生会人员在通知组织部打印奖状时，请提供准确有效信息：奖状级别（个人奖状或班级集体奖状），活动名称，活动时间，奖状数目，授奖人员名单（赛时颁发奖状不需名单），奖状等级以及具体数目（如一等奖，二等奖）
第五条 院级活动和比赛结束后，相关部门须将证明材料放在办公室，以便组织部部门进行查证
第六条 奖状打印完毕后，请相关部门派出一人到办公室领取奖状，确认奖状无误后，填写“奖状打印表”
第七条 活动以及比赛相关部门拿到有效奖状后，需尽快颁发给相关的个人，以防破损遗失
第八条 所有活动以及比赛的废弃奖状或空白有效奖状将由组织部部门统一保管或销毁，个人不得私自拿取
第九条 因个人过失导致奖状的破损或遗失，组织部不予重新打印